Las oficinas de registro
Las oficinas de registro son los lugares que utiliza el ciudadano para presentar las solicitudes, escritos y comunicaciones que van dirigidos a las Administraciones Públicas. Asimismo, es el lugar que utiliza la Administración para registrar los documentos que remite al ciudadano, a entidades privadas o a la propia Administración.
Existen dos tipos de registros: los registros de carácter general y los registros de carácter auxiliar.
Tienen la consideración de oficina de registro general aquellas que ejercen funciones de recepción y remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones para uno o varios órganos administrativos. Todo órgano administrativo tendrá asignada una única oficina de registro general, sin perjuicio de que ésta tenga tal carácter para varios órganos administrativos.
Por su parte, tienen la consideración de oficinas de registro auxiliares aquellas que, ejerciendo idénticas funciones y para los mismos órganos administrativos que la oficina de registro general, se encuentran situadas en dependencias diferentes de aquélla. De cada oficina de registro general podrán depender varias oficinas de registro auxiliares. Las oficinas de registro auxiliares tienen que remitir una copia de la totalidad de los asientos que practiquen a su oficina de registro general y esta última será la que realice las funciones de constancia y certificación en los supuestos de litigios, discrepancias o dudas acerca de la recepción o remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones.
La normativa básica que regula los registros administrativos es Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
¿Cuáles son las oficinas de registro?
El ciudadano, cuando se dirija a cualquier administración puede utilizar los siguientes lugares para presentar sus solicitudes, escritos y comunicaciones:
- Los registros de cualquier órgano administrativo que pertenezca a la Administración General del Estado
- Los registros de cualquier órgano administrativo que pertenezcan a las Administraciones de cualquier Comunidad Autónoma
- Los registros de las Entidades locales que hayan suscrito el oportuno Convenio de colaboración (los convenios de «Ventanilla Única»).
- En las oficinas de Correos, en la forma que reglamentariamente se establezca.
- En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero.
- En cualquier otro que establezcan las disposiciones vigentes.
Para conocimiento de los ciudadanos, las distintas administraciones deben publicar y mantener actualizadas una relación de oficinas de registro, sus sistemas de acceso y comunicación y los horarios de apertura.
Las funciones de las oficinas de registro
Las oficinas de registro, tanto de carácter general como de carácter auxiliar, desarrollan las siguientes funciones:
- La recepción y salida de solicitudes, escritos y comunicaciones
- La expedición de recibos de la presentación.
- La anotación de asientos de entrada o salida
- La remisión de solicitudes, escritos y comunicaciones a las personas, órganos o unidades destinatarias;
- La expedición de copias selladas de los documentos originales.
- Realización de cotejos y compulsas
- Cualesquiera otras que se les atribuyan legal o reglamentariamente.
El recibo de presentación
Cuando el ciudadano presenta en un registro administrativo solicitudes, escritos o comunicaciones el personal de dicho registro, sea cual sea el órgano destinatario, expedirá el correspondiente recibo o copia anotada cuya función es la de acreditar su presentación ante la Administración. El recibo de presentación o copia anotada debe emitirse en el mismo momento de la presentación de la solicitud, escrito o comunicación.
En el recibo de presentación figurará: el lugar y la fecha de presentación, incluyendo la hora en que la presentación se produce; la identificación del remitente (ciudadano que firma la solicitud, escrito o comunicación); el órgano destinatario y un extracto del contenido de la solicitud, escrito o comunicación.
Cuando la solicitud, escrito o comunicación esté en soporte papel puede sirve como recibo la llamada copia anotada que es una copia de la solicitud, escrito o comunicación presentada en la que se anotará el lugar de presentación y la fecha.
Si el ciudadano efectúa la presentación a través de soportes, medios o aplicaciones informáticas, electrónicas o telemáticas, el recibo se expedirá de acuerdo con las características del soporte, medio o aplicación y deberá reunir los requisitos expresados anteriormente.
La compulsa de documentos
La compulsa de documentos consiste en el cotejo de una copia con su documento original y ver si es exacta. A la copia se le añade un sello o acreditación que justificará la identidad con el original. La copia compulsada tendrá la misma validez que el original en el procedimiento concreto de que se trate, sin que en ningún caso acredite la autenticidad del documento original.
Por tanto, cuando el ciudadano tenga que presentar en la Administración para el ejercicio sus derechos y actividades administrativas documentos compulsados o cotejados de documentos originales, las oficinas de registro tienen obligación de realizar el cotejo y compulsa de los mismo y a devolverle de forma inmediata los documentos originales.
Para el ejercicio de este derecho el ciudadano aportará, junto con el documento original, una copia del mismo y la oficina de registro realizará el cotejo de los documentos y copias, comprobando la identidad de sus contenidos, devolverá el documento original al ciudadano y unirá la copia, una vez diligenciada con un sello o acreditación de compulsa, a la solicitud, escrito o comunicación a la que se acompañe para su remisión al destinatario. El sello o acreditación de compulsa expresará la fecha en que se practicó así como la identificación del órgano y de la persona que expiden la copia compulsada.
La copia auténtica
La copias auténticas tienen unas características y efectos jurídicos más amplios que las copias compulsadas. No solo acreditan la autenticidad de la copia desde la perspectiva de su identidad con el original, sino que tienen efectos certificantes, en cuanto garantizan la autenticidad de los datos contenidos en este último. Además, los efectos de las copias auténticas no se limitan al marco de un procedimiento administrativo determinado, sino que tienen la misma validez y eficacia que los documentos originales produciendo idénticos efectos frente a las Administraciones públicas y los interesados.
La copia auténtica podrá consistir en la transcripción íntegra del contenido del documento original o en una copia realizada por cualesquiera medios informáticos, electrónicos o telemáticos. Además figurará la acreditación de la autenticidad de la copia identificando el órgano, archivo y organismo que la expide y la persona responsable de tal expedición.
Los ciudadanos podrán, en cualquier momento, solicitar la expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos. La copia auténtica de aquellos documentos que contengan datos nominativos la podrán solicitar los titulares de o terceros que acrediten un interés legítimo en su obtención. Si el documento contiene datos personales que pudieran afectar a la intimidad de los titulares la copia sólo podrá ser solicitada por éstos. Además, si los datos contenidos en el documento afectaran también a la intimidad de personas diferentes del solicitante, sólo se expedirá la copia previo consentimiento de los restantes afectados.
La copias auténticas se solicitarán al órgano administrativo o al organismo público que emitió el documento original. Dicho órgano expedirá la copia previa comprobación en sus archivos de la existencia del original o de los datos en él contenidos. La Administración expedirá las copias auténticas o notificarse la resolución que deniegue las mismas en el plazo máximo de un mes contado desde la recepción de la solicitud. Sin embargo, la expedición de copias auténticas de documentos que obren en los Registros Civil, Mercantil, de la Propiedad, de Venta a Plazos de Bienes Muebles, de Hipoteca Mobiliaria y Prenda sin Desplazamiento, de Condiciones Generales de la Contratación, la Propiedad Intelectual, Central de Penados y Rebeldes, de la Oficina Española de Patentes y Marcas, así como en los archivos sometidos a la normativa sobre materias clasificadas, se regirá por las disposiciones específicas reguladoras de dichos Registros.
Cómputo de plazos
El cómputo de plazos en la tramitación administrativa tiene cierta complejidad pues hay que tener en cuenta tres elementos:
- la medida del tiempo en que el plazo viene dado (días, meses, años)
- el día en que comienza a contarse el plazo (día inicial)
- el día en que termina el plazo (día final)
Además, hay que tener presente el calendario de días inhábiles a efectos de cómputo de plazos que cada Administración fija para cada año. Este calendario debe publicarse para conocimiento de todos los ciudadano antes del comienzo de cada año y su publicación se realiza en el diario oficial correspondiente y en otros medios de difusión que garantizan su conocimiento.
El calendario de días inhábiles, se elabora de acuerdo con el calendario laboral oficial, fijando en su respectivo ámbito (administración estatal, autonómica y local) los días inhábiles, -Art. 30.2 de la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LPAC)-. Por tanto, con carácter general serán días inhábiles:
- Todos los sábados y domingos.
- Determinadas fiestas religiosas establecidas en todo el ámbito nacional, como son: 15 de agosto; 1 de noviembre; 8 de diciembre; 6 de enero…
- Fiestas de ámbito nacional reconocidas en el Estatuto de los Trabajadores: 1 de enero; 1 de mayo; 12 de octubre; 25 de diciembre.
- Fiestas de carácter cívico: 6 de diciembre.
- Fiestas de carácter cívico y religiosos de las Comunidades Autónomas y de las Entidades Locales.
La Administración General del Estado, de acuerdo con lo establecido en el art 30.7 de la 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, publica en el Boletín Oficial del Estado, antes del comienzo de cada año el calendario de días inhábiles para el ámbito de la Administración General del Estado.
Fuente: Gobierno de España